Outils pour collaborer et échanger à distance

Plateforme de travail collaboratif libre de droit pour les associations

Les CEMEA, association d’éducation populaire, ont développé à l’attention des acteurs associatifs une plate-forme d’accès à un ensemble d’outils numériques essentiels au travail collaboratif et à distance, libres et respectueux de la protection des données personnelles des utilisateurs : Zourit.net. L’association propose d’assurer l’accompagnement à distance pour la mise en place de cet outil
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Des solutions à tarifs préférentiels pour votre association

Solidatech, programme de solidarité numérique, propose des solutions (logiciels, ordinateurs, smartphones, formations…) gratuites ou à tarifs solidaires, destinées aux acteurs associatifs.
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Panorama d’outils par type d’usages

 Échanger de façon régulière et efficace

Framateam est un logiciel libre proposé par l’association Framasoft permettant de communiquer avec les membres de son équipe.
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Slack est une plateforme de communication collaborative disponible sur ordinateur et smartphone.
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 Travailler à plusieurs sur des documents

Framapad est un logiciel libre proposé par l’association Framasoft. Il vous propose de créer un espace de travail partagé prenant la forme d’un traitement de texte, accompagné d’une messagerie instantanée sans inscription et en un seul clic.
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Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers proposé par Google. Il regroupe la suite bureautique composé de Google Docs, Sheets, Slides et Drawing. Avec la version gratuite, vous pouvez stocker jusqu’à 15 Go de fichiers.
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Office Online vous permet de collaborer sur des documents, des présentations et des feuilles de calculs partagés. Vous pouvez ainsi créer et partager des fichiers Word, Excel, Powerpoint et Onenote directement depuis votre navigateur. Pour disposer de ces services, vous devez disposer d’un compte Microsoft (Hotmail, Outlook…)
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 Planifier des rendez-vous

Framadate est un logiciel libre proposé par l’association Framasoft permettant de planifier un rendez-vous rapidement et sans inscription.
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 Organiser des réunions à distance

Skype est un logiciel qui vous permet de passer des appels vidéo ou téléphoniques en ligne. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits contrairement aux appels en direction de lignes téléphoniques fixes ou mobiles.
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Zoom est une plateforme vous permettant d’organiser des réunions en ligne (visioconférence, conférence) ou encore des webinaires. Avec la version gratuite vous disposez au maximum de 40 minutes de temps d’échange pour une réunion.
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WhatsApp est une application mobile qui dispose d’une messagerie instantanée et vous permet d’organiser des appels groupés audio et visio. L’application est disponible sur Android et autres smartphones.
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Livestorm est une application web de conférence en ligne qui met à disposition gratuitement et de manière illimitée son service Livestorm Meet : solution de réunions vidéo à distance.
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Le saviez-vous ?
Pour lancer une conférence audio rapidement entre 4 interlocuteurs maximum, inutile de passer par une application, votre mobile peut suffire ! Suivez la procédure suivante :
1- Ouvrez votre répertoire téléphonique ou composer un numéro de téléphone
2- Une fois la communication établie avec votre premier interlocuteur, appuyer sur le bouton ajouter/nouvel appel. Votre correspondant est automatiquement mis en attente.
3- Appelez votre deuxième correspondant
4- Cliquez ensuite sur Fusionner les appels/Conférence
5- Renouvelez la manipulation pour ajouter un troisième correspondant.

 Conduire des projets de façon collaborative

Framaboard est un service en ligne libre de gestion de tâches proposé par l’association Framasoft permettant de gérer des projets de manière collaborative.
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Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il peut être relié à d’autres applications telles que Google drive ou encore Slack.
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Office Online vous permet de collaborer sur des documents, des présentations et des feuilles de calculs partagés. Vous pouvez ainsi créer et partager des fichiers Word, Excel, Powerpoint et Onenote directement depuis votre navigateur. Pour disposer de ces services, vous devez disposer d’un compte Microsoft (Hotmail, Outlook…)
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 Partager des fichiers lourds

Smash est un service en ligne vous permettant d’envoyer et de recevoir des fichiers volumineux facilement et rapidement, sans aucune inscription. Dans la version gratuite, vos fichiers sont disponibles 14 jours.
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WeTransfer est un service de transfert de fichier permettant d’envoyer jusqu’à 2go avec la version gratuite.
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Meerodrop est une plateforme de partage de visuels en ligne, propose d’augmenter la capacité de stockage ainsi que la durée des transferts de fichiers, jusqu’à 10 Giga et 3 mois d’expiration.
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 Communiquer largement sur les activités de son association

Sendinblue est une plateforme en ligne vous permettant de créer et diffuser des campagnes d’emailing et de sms. Concernant la version gratuite, les envois sont limités à 300 emails par jour.
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Mailchimp est une plateforme en ligne vous permettant de créer des campagnes d’emailing massivement. La formule gratuite comprend jusqu’à 2 000 contacts et 10 000 envois par mois, avec une limite quotidienne de 2 000 envois. Par ailleurs, le site est en anglais.
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Assoconnect est un logiciel en ligne tout-en-un, conçu spécifiquement pour les associations, vous permettant entre autre de mettre en place des campagnes d’emailing ou encore de concevoir votre site internet. Une version gratuite est disponible vous permettant d’envoyer jusqu’à 500 emails par mois et de constituer une base de 30 membres maximum.

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Autres guides pour faciliter le travail associatif à distance

Ministère de l’Economie et des Finances : Listes des offres de services des acteurs numériques durant la période de confinement
Le Mouvement associatif Hauts-de-France : Outils audio et visio-conférence
Animafac : Des outils web pour travailler en équipe
Animafac : Animer une réunion en ligne

Animafac : Travailler ensemble avec des outils numériques
Animafac : Améliorer sa communication interne grâce à internet

Hello Asso : Collaborer à distance
Hub CoNuMM Pays de La Loire : Boîte à outils numériques pour les acteurs de l’accompagnement associatif (espace de veille collaboratif)
Solidatech : Des outils pratiques pour travailler à distance en temps de crise