FAQ COVID-19 : Vie statutaire

Quelles sont les règles qui s’appliquent aux réunions, rassemblements ou activités ?

Le décret paru le 30 octobre apporte des précisions utiles.

Les réunions privées, en dehors du noyau familial, et les rassemblements publics sont interdits sur la voie publique, à l’exception des manifestations revendicatives, déclarées auprès de la préfecture.

Le préfet de département est habilité à interdire ou à restreindre, par des mesures réglementaires ou individuelles, tout rassemblement, réunion ou activité mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sur la voie publique ou dans des lieux ouverts au public, lorsque les circonstances locales l’exigent. Il convient donc d’être vigilant sur les dispositions prises dans chaque territoire par les préfets.”

Il est à noter que certains établissements accueillant du public peuvent continuer à le faire (ex: médiation familiale, distribution de produits de première nécessité etc.)

EN SAVOIR PLUS

Décret du 30 octobre 2020

Liste des établissements pouvant toujours accueillir du public

Votre DDVA reste disponible pour vous guider dans l’organisation de vos activités : contacts utiles

Quelles sont les règles applicables aux Assemblées Générales et aux Conseils d'administration ?

La DJEPVA a précisé dans une doctrine parue fin novembre les éléments suivants:

Rappel juridique : Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 a prorogé la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 jusqu’au 30 novembre 2020. Il a porté également prorogation jusqu’à la même date du 30 novembre 2020 de la durée d’application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Le projet de loi adopté en commission par l’Assemblée nationale prévoit que le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances, jusqu’au 16 février 2021, toute mesure relevant du domaine de la loi en vue de prolonger ou de rétablir l’application des dispositions prises, le cas échéant modifiées, par voie d’ordonnance et à procéder aux modifications nécessaires à leur prolongation, à leur rétablissement ou à leur adaptation, le cas échéant territorialisée, à l’état de la situation sanitaire. Sont visées les règles (cf. le 1° du I. de l’article 4 du projet de loi) :

– simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;

– simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.

La disposition doit donc permettre de proroger les deux ordonnances jusqu’au 16 février 2021 inclus.

Les modalités : le PV doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par l’ordonnance

Les risques des moyens de télécommunication :

  • prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ?
  • authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ?
  • garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ?
  • justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres ?

Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, …). Le risque mesuré a donc un coût.

Puis-je tenir mon Assemblée Générale en visioconférence ?

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

La loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus prévoit une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.  

Qui est habilité à prendre la décision ?

 Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’association.

Pour quels objets de décision ?

Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?

Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Quels moyens de convocation ?

Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.

Attention : Si l’autorité compétente ou la personne déléguée a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée avant le 25 mars 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance) en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière.

Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur).

Quelles sont les mesures applicables ?

Les mesures liées à la possibilité ouverte par ordonnance de pouvoir organiser ses instances (conseil d’administration, AG etc.) par visioconférences sont en vigueur jusqu’au 30 novembre 2020.Un nouveau projet de loi portant sur la prolongation de l’urgence a été transmis au Conseil d’Etat. En application, les ordonnances pourront être prolongées, potentiellement jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire.

EN SAVOIR PLUS

Foire aux questions proposée par associations.gouv
Guide réalisé par Solidatech concernant la mise en œuvre d’une AG à distance
Guide réalisé par la COFAC sur le vote à distance

Est-il possible de maintenir une AG en présentiel en considérant qu’il s’agit d’une réunion professionnelle ?

Non.

La DJPEVA a confirmé au Mouvement associatif que les Assemblée Générales ne sont pas considérées comme des “réunions professionnelles”. Aussi, elles ne peuvent pas être organisées en présentiel.

Le distanciel va être aménagé dans le cadre d’une prochaine ordonnance qui va être prolongée au-delà du 30 novembre.